Авторы: Доц., к.э.н. Н.В. Логинова, аспирант Е.Н. Черепанова

Одним из основных методов бухгалтерского учета является инвентаризация.

Инвентаризация (от лат. inventarium – опись имущества) – сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухгалтерского учета.  К инвентаризации также относится уточнение оценки отдельных показателей бухгалтерского учета созданием оценочных резервов.

Проведение периодических и внеплановых инвентаризаций хозяйствен­ных средств - обязанность любого экономического субъекта. Это вытекает из ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Инвентаризации имущества и обязательств должны проводить все экономические субъекты независимо от организационно-правовой фор­мы собственности. Проведе­ние инвентаризации в России регламентируется Федеральным законом «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, Методическими указани­ями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июля 1995 г. № 49

Значение инвентаризации хозяйственных средств при оценке достовер­ности учетной и отчетной информации предприятий трудно переоценить. Инвентаризация, как важнейший методический прием последующего кон­троля, упоминается и подробно описывается еще Лукой Пачоли.

 В эпоху Древнего Рима инвентаризация применялась при оценке наследуемого имущества (по цене возможной продажи) для закрепления его за новым владельцем (наследником) и определения размера нало­гов (на наследство, а впоследствии - на имущество).

Существенным обстоятельством, вытекающим из процесса инвентаризации, следует считать то, что он не использует единого измерителя и его инвентаризационная опись носит чисто статистический характер. Наиболее полное развитие учение об инвентаризации получает у Ди Пиетро, который впервые классифицировал инвентаризацию как переучет недвижимого, движимого имущества и ценных вещей.

Французские ученые Эжен Пьер Леоте и Адольф Гильбо также занимались изучением счетоведения  и выдвигали идеи о «постоянной и во всякое время согласованность инвентаря подучетного (книжного) с инвентарем внеучетным (натуральным) как в количествах, так и в оценке», а  также «о ежедневном или периодическом контроле наличных остатков при помощи описей, позволяющих ежедневно или периодически согласовывать сальдо счетов в соответствии с реальными остатками».

Почти пятисотлетняя практика статического бухгалтерского учета выделяла на первый план фи­зическую инвентаризацию имущества и долговых обязательств как основной этап выявления имущественного положения собствен­ников, то есть построения баланса фиктивной или реальной ликви­дации.

Идеи Жака Савари о контрольной функции инвентаризации (обеспечение сохранности имущества собственника через обес­печение соответствия фактически наличного имущества данным бухгалтерского учета), изложенные в 1673 г., нашли преломление спустя многие годы в период динамической бухгалтерской прак­тики, когда одновременно со сплошной перманентной инвента­ризацией свершившихся фактов хозяйственной жизни периодически проводятся физические сплош­ные или тематические инвентаризации.

Инвентаризации проводились и в России. Так в эпоху Петра I в системе учета центральное место приобретает учет запасов на складах. В военных интендантских складах провиант-мастер вместе с камериром ежемесячно сдавали в штатс-конторколлегию ведомость о наличии остатков. В конце года или в случае возникновения подозрений проводились сплошные инвентаризации. Выявленные остатки должны были сверятся с отчетом провиантмейстера.

В настоящее время инвентаризация прово­дится с целью сопоставления данных фактического наличия цен­ностей с данными бухгалтерского учета. Современной инвентаризации подвергаются различные объекты учета и контроля, как находящиеся в собственности предприятия, так и не при­надлежащие ему, но числящиеся в учете на ответственном хранении, в арен­дном пользовании или полученные для переработки, а также неучтенные по каким-либо причинам.

Объектами проведения инвентаризации является все имущество экономического субъекта независимо от его местонахождения (основные средст­ва, нематериальные активы, финансовые вложения, производст­венные запасы, денежные средства) и все виды финансовых обя­зательств (дебиторская и кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы). Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственным лицам. Количество, дата проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия.

Основными задачами инвентаризации являются:

выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

выявление товарно-материальных ценностей, частично поте­рявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандар­там качества, техническим условиям и т. п.;

выявление сверхнормативных и неиспользуемых материаль­ных ценностей с целью последующей реализации;

проверка соблюдения правил и условий хранения материаль­ных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на рас­четном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебитор­ской задолженности (расчетов с покупателями, по векселям полученным и др.), кредиторской задолженности (поставщикам мате­риалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса.

Технологически инвентаризация проводится в несколько этапов.

На подготовительном этапе осуществляются следующие мероприятия:

Руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации, в котором указываются:

·           сроки проведения инвентаризации;

·           перечень имущества и обязательств, проверяемых при проведении инвентаризации;

·           персональный состав инвентаризационной комиссии.

В состав комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты, представители службы внутреннего аудита и независимых аудиторских организаций. Следует отметить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Приказ о проведении годовой инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ – 23).

Перед проведением инвентаризации на предприятии должна быть проведена предварительная работа. А именно:

1.Председатель инвентаризационной комиссии получает и визирует все приходные и расходным документы, приложенные к реестрам.

Инвентаризационная комиссия получает расписки материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход; лиц, имеющих не сданные в кассу организации подотчетные суммы на приобретение имущества; лиц, имеющих доверенности на получение имущества.

2.Бухгалтерия рассчитывает инвентаризационные описи в необходимом количестве.

3.Материально-ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы.

4.Инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу:

·           опломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;

·           проверяет весы, мерную тару;

·           проверяет наличие и надлежащую работу системы внутреннего контроля организации.

Для осуществления последнего инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить:

·           охраняется территория организации;

·           заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

·           созданы ли материально-ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

·           существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

·           хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам.

Следующим этапом является натуральные и документальные проверки. На таксировочном этапе инвентаризации в описи (акты) вносятся денежные оценки имущества и обязательств по данным первичных документов и бухгалтерского учета.

На этапе подведения итогов инвентаризации, если  в результате инвентаризации выявлены отклонения фактических данных от учетных, составляются следующие документы:

·           сличительные ведомости по имуществу, находящемуся на ответственном хранении;

·           по имуществу, полученному по договору аренды;

·           по товарно-материальным ценностям, полученным для переработки.

Сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических данных с данными бухгалтерских документов, составляются бухгалтером в двух экземплярах, один из которых остается у бухгалтера, а второй передается материально-ответственному лицу.

На этапе отражения в бухгалтером учете результатов инвентаризации инвентаризационная комиссия выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения в учете. По фактам образования излишков или недостач товарно-материальных ценностей необходимо получить объяснения от материально-ответственных лиц. Выявленные при проведении инвентаризации расхождения докладываются председателем инвентаризационной комиссии руководителю организации с целью определения порядка их дальнейшего регулирования.

 Руководитель организации принимает решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате инвентаризации; о списании выявленных недостач в пределах норм естественной убыли; привлечении виновных лиц к ответственности за недостачи ценностей сверх норм естественной убыли.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетнос­ти того месяца, в котором она была закончена. Выявленные недостачи то­варно-материальных ценностей и их излишки, а также положительные и отрицательные суммовые разницы должны также найти свое адекватное отражение в системных учетных записях.

Если вследствие проведения инвентаризации не выявлены отклонения данных бухгалтерского учета от реального положения дел, то это, как правило, свидетельствует о неэффективности проведения инвентаризации. В реальной жизни всегда имеются факты как небрежности ведения учета, так и не нашедшие отражения в его системе (хищения, пересортица, порча ценностей).

Итак, согласно изложенному инвентаризация, как методический прием фактического контроля сопровождается составлением:

·           ряда документов, таких как приказ о ее проведении, инвентаризацион­ной описи, различных расписок материально ответственных лиц, протокола инвентаризационной рабочей комиссии, сличительных ведомостей и др.;

·           специальных и аналитических расчетов, в частности, расчетов пересортицы, суммовых разниц, потерь в пределах норм естественной убыли и др.;

·           системных бухгалтерских записей, отражающих промежуточные и окончательные результаты инвентаризации;

·           ряда, заключительных документов, например, приказ по результатам проведенной инвентаризации, по передаче материалов инвентаризации в правоохранительные органы на предмет взыскания задолженности по недостачам, растратам и хищениям и др.

При необходимости в ряде случаев материалы инвентаризации могут уточняться при помощи дополнительных методологических приемов фак­тического контроля, таких как осмотр, обследование, а также при помощи Методологических приемов документального контроля таких как конт­рольное сличение, восстановление количественно-суммового учета и др. Таким образом, методические приемы документального контроля и мето­дические приемы фактического контроля на практике тесно взаимосвяза­ны. По нашему мнению, рассматриваемое здесь разграничение указанных методических приемов продиктовано в большей степени дидактическими целями.

С точки зрения диагностики достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности предприятия анализ инвентаризационной работы по­зволяет судить, на наш взгляд, о качестве учетной и отчетной информации, формируемой в бухгалтерском учете экономического субъекта. По­скольку сумма инвентаризируемых внеоборотных и оборотных активов и обязательств большинства экономических субъектов занимает большой удельный вес по отношению к общей валюте баланса, правильная оценка их реальности и фактической принадлежности, по нашему мнению, может свидетельствовать о достаточной степени достоверности бухгалтер­ской (финансовой) отчетности. В этой связи, уместно перечислить основные причины, которые позволяют принять решение о недостоверности учетных и отчетных данных по результатам инвентаризации имущества и денежных обязательств:

·           отсутствие инвентаризации имущества и денежных обязательств как
таковой или нерегулярное ее проведение в деятельности экономического субъекта;

·           отсутствие инвентаризации имущества и денежных обязательств, в
случаях, когда ее проведение обязательно в соответствии с российским законодательством;

·           проведение инвентаризации при неполном составе рабочей инвентаризационной комиссии, в т.ч. при отсутствии материально-ответственных лиц;

·           ненадлежащим образом оформленные материалы и результаты инвентаризации;

·           отсутствие расхождений между фактическим наличием товарно-материальных ценностей и соответствующими данными бухгалтерского уче­та, а также их полное совпадение;

·           отсутствие письменных объяснений и справок по поводу возникновения инвентаризационных разниц;

·           нарушения в порядке отражения результатов инвентаризации в системных бухгалтерских записях, неправомерное отнесение сумм недостач на те или иные источники их покрытия, а также не принятие к учету выяв­ленных излишков.            .

Таким образом, мы пришли к вполне обоснованному пониманию роли и значимости инвентаризации как одного из фундаментальных приемов пос­ледующего фактического контроля, позволяющего с большой степенью точ­ности оценить состояние бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансо­вой) отчетности экономического субъекта с позиций ее объек­тивности и достоверности.