Документооборот

Под документооборотом понимается движение документа от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив. 

 Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и  своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

       Основные этапы документооборота:

·         составление и оформление документов;

·          движение документов по рабочим местам;

·          прием документов в бухгалтерии;

·         обработка документов в бухгалтерии;

·         сдача документов в архив.

        Процесс документооборота регулируется графиком, который вставляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

        График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первич­ным документом, определять минимальный срок его нахождения в  подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может  быть  оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым под­ведением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения предпри­нял, куда представляются документы.

            Работники предприятия, которые имеют дело с прохождени­ем учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью, в соответствии с графиком.

            Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие до­кумент. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.

Таблица 1

График документооборота для требования-накладной (ф. № М-11).

Наименование документа		Требование-накладная	Комментарии
Создание документа	Количество экземпляров	2	Предусматривается по одному экземпляру для передающей стороны. Кроме того, могут быть предусмотрены дополнительные экземпляры, которые остаются у структурного подразделения после сдачи отчета в бухгалтерию , передаются в отдел ОМТС и т.д.
	Ответственный за выписку	Получатель мат. ценностей	Требование-накладную выписывает подразделение, получающее мат. ценности.
	Ответственный за формление	ОМТС, бухгалтерия	В зависимости от структуры управления предприятием отпуск материальных ценностей со склада разрешает сотрудник ОМТС или руководитель организации. Возможно установление правила, согласно которому разрешение на отпуск материальных ценностей со склада должно быть подписано также и гл.бухгалтером. Кроме того, бухгалтерия может осуществлять централизованную регистрацию этих документов.
	Ответственный за исполнение	Склад	Ответственность за исполнение документа возлагается на передающее подразделение (склад, цех и т.д.)
	Срок исполнения	Ежедневно до 15 часов	Организация может установить. Что отпуск материальных ценностей со склада осуществляется не целый день, а в определенные часы, или же отпуск материальных ценностей может осуществляться в определенные дни. Остальное время кладовщик может заниматься приемкой поступающих ценностей, ездить за товаром.
Проверка документа	Ответственный за проверку	Бухгалтерия	Должности и фамилии проверяющего
	Кто представляет	1-й экз. – цех, 2-й - склад	Получение от каждого подразделения его экземпляра документа обеспечивает возможность контроля за достоверностью предоставленных отчетов и позволяет исключить как счетные ошибки или случайные пропуски при составлении отчетности подразделениям, так и приписки и прочие злоупотребления, которые возникают в ситуации бесконтрольности.
	Порядок представления	Вместе с отчетом при реестре	Первичные учетные документы должны прилагаться к отчету, составленному на их основании при соответствующем реестре. Составление реестра дает бухгалтеру возможность проверить, все ли документы ему представлены, и исключает последующие споры по этому поводу с представителем подразделения, составившим отчет.
	Срок представления	Ежедневно до 17 часов	В зависимости от объемов деятельности организации и структуры управления документы могут представляться от нескольких раз в день до одного раза в месяц.
Обработка документа	Кто исполняет	Бухгалтерия	Указать должность и фамилию бухгалтера, производящего обработку полученного от структурного подразделения отчета, к которому прилагается данный документ.
	Срок исполнения	Ежедневно	Срок обработки документов устанавливается в зависимости от конкретных условий деятельности организации, но не реже одного раза в месяц.
Передача в архив	Кто исполняет	Бухгалтерия	Указать должность и фамилию сотрудника, ответственного за архивирование документов.
	Срок исполнения	По окончании каждого квартала в течение 10 дней после сдачи квартальной отчетности	Возможно установление другого срока передачи документов в архив. Возможно указание конкретной даты передачи документов в архив. Но такая передача может производиться только после окончательного составления бухгалтерской и налоговой отчетности за соответствующий период.