Создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив называются документооборотом. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет его самостоятельно.
Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному приказом Минфина СССР от 29.07.83 №105.
В график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:
1. Порядок создания документа:
- количество экземпляров;
- ответственный за выписку;
- ответственный за оформление;
- ответственный за исполнение;
- срок исполнения.
2. Порядок проверки документа:
- ответственный за проверку;
- кто представляет;
- порядок представления;
- срок представления.
3. Порядок обработки документа:
- исполнитель;
- срок исполнения.
4. Порядок передачи документа в архив:
- исполнитель;
- срок передачи.
Разрабатывает график документооборота, как и учетную политику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель организации.
Работники организации создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на их участках первичные нетиповые документы. Эти первичные документы также должны быть утверждены в приложении к учетной политике.
Утверждаю
Директор ЗАО «Аделия»
Баранов (Баранов Г.А.)
График документооборота в ЗАО «Аделия»
Водится в действие с 1 января 2007 года
Наименование документа
Товарная накладная (форма №ТОРГ-12)
Оформление документа
Количество экземпляров: 2
Ответственный за исполнение: кладовщик
Срок исполнения: в момент отгрузки товара
Куда передает документ:
1-й экземпляр – покупателю (в момент отгрузки товара);
2-й экземпляр – в бухгалтерию (ежедневно до 16-00 вместе с отчетом).
Проверка и обработка документа
Кто представляет: кладовщик (ежедневно до 16-00 вместе с отчетом)
Ответственный за исполнение: бухгалтер
Срок исполнения: в течение следующего рабочего дня после получения
Передача документов в архив предприятия
Ответственный за исполнение: бухгалтер
Срок исполнения: в течение месяца по окончании отчетного года
График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.
|
